Marketing · KI-Automation · Digitale Systeme

Dein digitales Backoffice: weniger Routine, mehr Wirkung.

Ich verbinde KI-Assistenten, Automatisierung und digitales Marketing zu einem System, das dein Unternehmen entlastet, schneller reagieren lässt und sichtbar nach vorne bringt.

Tobias Rieder

Persönlich entwickelt und umgesetzt von Tobias Rieder – für kleine und mittlere Unternehmen.

Kostenlosen Backoffice-Check starten → Lösungen entdecken

Unverbindlich · ca. 30 Minuten · erste Potenziale direkt erkennen

Live-Beispiel · KI-Assistent im Einsatz
Guten Tag, ich bräuchte ein Angebot für die Wartung unserer Lüftungsanlage. Ginge das noch diese Woche?Kunde · 09:41
Gern! Damit ich Sie richtig einplane: Wie groß ist die Anlage ungefähr, und wäre Donnerstagvormittag machbar?KI-Assistent · 09:41
Mittelgroß, ca. 800 m². Donnerstag passt gut.Kunde · 09:43
✓ Anfrage qualifiziert · Daten strukturiert erfasst
✓ Termin vorgeschlagen: Do, 09:30 Uhr
Perfekt – Donnerstag, 09:30 Uhr ist reserviert. Sie erhalten die Bestätigung sofort per E-Mail.KI-Assistent · 09:43
→ Team informiert · Zusammenfassung übergeben

Vereinfachtes Beispiel – so arbeitet Automatisierung im Alltag.

Ein System statt vieler einzelner Lösungen.

01

Ein persönlicher Ansprechpartner

Kein Ticketsystem, keine Warteschleife – du sprichst direkt mit dem Umsetzer.

02

Individuell statt Standardsoftware

Gebaut für deine Abläufe, nicht für den Durchschnitt aller Unternehmen.

03

Verständlich und praxisnah

Lösungen, die dein Team ohne IT-Kenntnisse bedienen und nachvollziehen kann.

04

Erweiterbar, wenn du wächst

Wir starten mit dem größten Hebel – das System wächst mit deinem Unternehmen.

Kommt dir das bekannt vor?

Dein Unternehmen hat genug Arbeit. Aber zu viele Aufgaben halten dich von der eigentlichen Arbeit ab.

Kundenanfragen müssen beantwortet, Termine koordiniert, Angebote vorbereitet und Inhalte veröffentlicht werden. Vieles davon läuft noch manuell, verteilt über unterschiedliche Programme – oder bleibt im Tagesgeschäft liegen.

Gleichzeitig erscheinen ständig neue KI-Tools, Automatisierungsplattformen und Marketinglösungen. Doch welches System wirklich Zeit spart, zu deinem Unternehmen passt und datenschutzkonform eingesetzt werden kann, bleibt häufig unklar.

Routine frisst den TagWiederkehrende Aufgaben kosten jeden Tag wertvolle Zeit.

Antworten kommen zu spätAnfragen werden zu spät oder nicht einheitlich beantwortet.

Marketing bleibt liegenSocial Media und Kampagnen scheitern regelmäßig am Tagesgeschäft.

Daten liegen verstreutInformationen befinden sich in verschiedenen, unverbundenen Systemen.

Wissen hängt an PersonenProzesse funktionieren nur, solange bestimmte Personen da sind.

Keine Zeit für NeuesEs fehlt die Zeit, neue Technologien sinnvoll einzuführen.

Das Problem ist meistens nicht fehlende Software. Es fehlt ein System, das die vorhandenen Möglichkeiten sinnvoll miteinander verbindet.

Das digitale Backoffice

Wir automatisieren nicht einfach Aufgaben. Wir bauen einen funktionierenden Ablauf.

Ich analysiere, wo dein Unternehmen Zeit, Anfragen oder Umsatz verliert. Anschließend entwickle ich genau die KI-Assistenten, Automatisierungen und digitalen Inhalte, die den größten praktischen Nutzen bringen.

So entstehen keine voneinander getrennten Einzellösungen, sondern ein digitales Backoffice, in dem Marketing, Kommunikation und Prozesse zusammenspielen.

Beispielhafter Ablauf

Anfrage kommt an KI qualifiziert Daten erfasst Termin vereinbart Team informiert Kunde bestätigt

Weniger Routine

Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisiert und nachvollziehbar ab.

Schnellere Reaktion

Interessenten und Kunden erhalten Antworten, ohne unnötig warten zu müssen.

Mehr Kapazität

Du und dein Team gewinnen Zeit für Kunden, Projekte und Wachstum.

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Potenziale in deinem Unternehmen prüfen – unverbindlich

Leistungen

Was dein digitales Backoffice leisten kann.

Jedes Unternehmen braucht eine andere Lösung. Deshalb lassen sich die folgenden Bereiche einzeln buchen – oder zu einem abgestimmten Gesamtsystem verbinden.

01 / 05

KI-Assistenten & Prozessautomatisierung

Routineaufgaben erledigen, bevor sie liegen bleiben.

Automatisierungsmöglichkeiten entdecken →

Ich entwickle individuelle KI-Assistenten, Chatbots, Voice-Assistenten und automatisierte Workflows für wiederkehrende Aufgaben in deinem Unternehmen.

Sie können Kundenanfragen beantworten, Informationen erfassen, Termine koordinieren, Dokumente vorbereiten oder interne Abläufe anstoßen.

  • Automatische Beantwortung und Qualifizierung von Anfragen
  • Terminvereinbarung und Erinnerungen
  • Vorbereitung von Angeboten
  • Strukturierte Übertragung von Daten
  • Verarbeitung und Zuordnung von Dokumenten
  • Interne Wissensassistenten
  • Automatisierte Statusmeldungen und Benachrichtigungen
Ergebnis

Weniger manuelle Arbeit, kürzere Reaktionszeiten und ein zuverlässigerer Ablauf.

02 / 05

Online-Marketing & Social Media

Sichtbarkeit, die nicht vom freien Zeitfenster abhängt.

Marketing planbar machen →

Ich entwickle eine klare Content- und Marketingstruktur für dein Unternehmen – von der Strategie über den Redaktionsplan bis zur Produktion und Veröffentlichung.

KI unterstützt Planung, Wiederverwendung und Aussteuerung der Inhalte. Die persönliche Aussage und die Qualität deiner Marke bleiben erhalten.

  • Content-Strategie
  • Redaktionsplanung
  • Social-Media-Beiträge
  • Reels und Kurzvideos
  • Werbeanzeigen und Kampagnen
  • Landingpages
  • Newsletter und Kundenkommunikation
  • KI-gestützte Content-Prozesse
Ergebnis

Eine verlässliche digitale Präsenz, ohne dein internes Team zusätzlich zu belasten.

03 / 05

Drohnenaufnahmen & 3D-Visualisierung

Perspektiven zeigen, die vom Boden aus nicht möglich sind.

Einsatzmöglichkeiten besprechen →

Professionelle Luftaufnahmen und dreidimensionale Visualisierungen machen Immobilien, Bauprojekte, Unternehmen, Veranstaltungen und besondere Orte digital erlebbar.

Das Material kann für Marketing, Dokumentation, Präsentationen und interaktive Anwendungen eingesetzt werden.

  • Immobilien und Grundstücke
  • Baufortschritt und Projektdokumentation
  • Unternehmen und Gewerbeflächen
  • Veranstaltungen
  • Tourismus und Locations
  • Digitale Rundgänge
  • Social Media und Werbekampagnen
Ergebnis

Hochwertiges Bildmaterial, das Aufmerksamkeit erzeugt und komplexe Orte verständlich präsentiert.

Hinweis: Genehmigungen, Flugbedingungen und erforderliche Qualifikationen werden projektbezogen geprüft.

04 / 05

AR- & KI-Erlebnisse

Produkte und Räume erlebbar machen, bevor der Kunde vor Ort ist.

Idee auf Machbarkeit prüfen →

Mit Augmented Reality, interaktiven Präsentationen und KI-gestützten Erlebnissen lassen sich Produkte, Räume und Informationen auf eine neue Weise vermitteln.

Kunden können Inhalte direkt über ihr Smartphone erkunden, virtuelle Elemente in ihrer Umgebung platzieren oder sich interaktiv durch ein Angebot führen lassen.

  • Virtuelle Produktpräsentationen
  • Interaktive Immobilien- und Raumkonzepte
  • Digitale Rundgänge
  • AR-Elemente für Werbung und Events
  • KI-gestützte Beratung
  • Interaktive Informationssysteme
Ergebnis

Mehr Aufmerksamkeit, ein stärkeres Markenerlebnis und verständlichere Präsentationen.

05 / 05

Systeme & Prozessberatung

Erst den Ablauf verstehen. Dann die richtige Technik einsetzen.

Backoffice-Check vereinbaren →

Nicht jeder ineffiziente Prozess braucht sofort eine große Softwarelösung. Häufig lassen sich bereits mit einer klareren Struktur, den richtigen Schnittstellen und gezielten Automatisierungen große Verbesserungen erreichen.

Ich analysiere den bestehenden Ablauf, priorisiere die größten Hebel und begleite die Umsetzung bis zum funktionierenden System.

  • Prozessaufnahme und Ist-Analyse
  • Identifikation wiederkehrender Aufgaben
  • Auswahl geeigneter Tools
  • Planung von Schnittstellen
  • Automatisierungskonzept
  • Umsetzung und Einführung
  • Dokumentation und laufende Optimierung
Ergebnis

Eine verständliche Lösung, die zum tatsächlichen Arbeitsalltag deines Unternehmens passt.

Anwendungsszenario

So arbeitet ein digitales Backoffice im Alltag.

Vorher · manuell

Eine Anfrage kommt über die Website oder WhatsApp. Sie muss manuell gelesen, weitergeleitet und beantwortet werden.

  • Informationen fehlen oder müssen nachgefragt werden
  • Ein Rückruf wird im Tagesgeschäft vergessen
  • Der Interessent entscheidet sich inzwischen für einen anderen Anbieter
Nachher · mit digitalem Backoffice
  1. Die Anfrage wird automatisch erfasst.
  2. Ein KI-Assistent stellt die wichtigsten Rückfragen.
  3. Die Informationen werden strukturiert gespeichert.
  4. Der Interessent kann direkt einen Termin auswählen.
  5. Die zuständige Person erhält eine Zusammenfassung.
  6. Der Kunde bekommt eine persönliche Bestätigung.
  7. Bei Bedarf wird automatisch nachgefasst.

Dein Team behält die Kontrolle – das System übernimmt die Routine.

Referenzen & Case Studies

Lösungen müssen nicht nur gut aussehen. Sie müssen im Alltag funktionieren.

Ausgewählte Projekte mit Ausgangslage, Umsetzung und nachvollziehbarem Ergebnis. Die Karten unten sind Beispiel-Strukturen – sie werden vor dem Launch durch echte Projekte ersetzt.

Beispiel – durch echten Case ersetzen
24h → 5min
Reaktionszeit auf Anfragen
Ausgangslage
Anfragen kamen über verschiedene Kanäle und mussten manuell sortiert und beantwortet werden.
Lösung
Zentraler Anfrageprozess mit automatischer Erfassung, Qualifizierung und Terminvereinbarung.
Umsetzung
KI-Assistent, CRM-Anbindung, automatisierte Bestätigungen.
Ergebnis
Antwort in Minuten statt Stunden – ohne zusätzliches Personal.
Beispiel – durch echten Case ersetzen
−10 h/Woche
Eingesparte Arbeitsstunden
Ausgangslage
Angebote, Rechnungen und Ablage wurden manuell erstellt und gepflegt.
Lösung
Workflow-Automatisierung von der Anfrage bis zum fertigen Dokument.
Umsetzung
Dokumenten-Workflows, Schnittstellen zwischen bestehenden Tools.
Ergebnis
Rund zehn Stunden pro Woche zurückgewonnen – jede Woche.
Beispiel – durch echten Case ersetzen
3× Reichweite
Social Media in 90 Tagen
Ausgangslage
Kanäle vorhanden, aber monatelang ohne regelmäßige Inhalte.
Lösung
KI-gestützter Redaktionsplan plus Drohnen- und Produktcontent.
Umsetzung
Content-Strategie, Produktion, automatisierte Planung.
Ergebnis
Konstante Präsenz und dreifache Reichweite innerhalb eines Quartals.
Ähnliche Lösung für mein Unternehmen prüfen →

Ablauf der Zusammenarbeit

Vom täglichen Zeitfresser zum funktionierenden System.

Du musst keine fertige technische Lösung mitbringen. Ausgangspunkt ist immer dein tatsächlicher Arbeitsalltag.

01

Kostenloser Backoffice-Check

In einem unverbindlichen Gespräch betrachten wir deine aktuellen Abläufe und identifizieren erste Zeitfresser, Engpässe und Automatisierungsmöglichkeiten.

Ergebnis Erste Einschätzung der größten Potenziale.
02

Analyse und Konzept

Ich untersuche die relevanten Prozesse genauer und priorisiere die Maßnahmen nach Nutzen, Aufwand und Umsetzbarkeit.

Ergebnis Ein verständlicher Maßnahmenplan mit klarer Empfehlung.
03

Umsetzung

Ich entwickle die vereinbarten Systeme, Automatisierungen und Inhalte. Du erhältst regelmäßig Einblick in den aktuellen Stand.

Ergebnis Eine einsatzbereite Lösung, integriert in deine bestehenden Abläufe.
04

Einführung und Optimierung

Das System wird getestet, dokumentiert und gemeinsam eingeführt. Danach werden Ergebnisse ausgewertet und Abläufe weiter verbessert.

Ergebnis Ein digitales Backoffice, das mit deinem Unternehmen wächst.
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Warum Tobias Rieder?

Technik verstehen. Marketing mitdenken. Praktisch umsetzen.

Automatisierung funktioniert nur dann, wenn sie den echten Arbeitsalltag berücksichtigt. Marketing funktioniert nur dann, wenn daraus relevante Inhalte und klare nächste Schritte entstehen. Ich verbinde beide Seiten: technische Systeme und kreative Kommunikation – damit du nicht mehrere Dienstleister koordinieren musst.

Ein persönlicher Ansprechpartner

Du sprichst direkt mit der Person, die deine Lösung plant und umsetzt.

Technik und Marketing verbunden

Automatisierungen, Inhalte und Kundenerlebnis werden als gemeinsamer Prozess betrachtet.

Für den Mittelstand gedacht

Keine unnötige Komplexität und kein schwerfälliger Konzernprozess.

Individuell erweiterbar

Wir beginnen mit dem sinnvollsten Hebel und bauen das System bei Bedarf weiter aus.

Verständlich dokumentiert

Du sollst dein System nachvollziehen und kontrollieren können – nicht davon abhängig sein.

Über Tobias Rieder

Ich mache moderne Technologie für Unternehmen praktisch nutzbar.

Porträt von Tobias Rieder, Inhaber von tobias-rieder.com

Tobias Rieder · Karlsruhe

Ich bin Tobias Rieder aus Karlsruhe und beschäftige mich mit digitalem Marketing, Websites, KI-Anwendungen und der Automatisierung von Geschäftsprozessen.

In meiner Arbeit habe ich immer wieder gesehen, dass Unternehmen nicht an fehlenden Ideen scheitern. Häufig fehlt die Zeit, unterschiedliche Tools, Agenturen und Prozesse sinnvoll miteinander zu verbinden.

Genau dort setze ich an: Ich analysiere den tatsächlichen Arbeitsalltag, finde die größten Hebel und entwickle eine Lösung, die verständlich bleibt und praktisch funktioniert.

Mein Ziel ist nicht, möglichst viel Technik einzubauen. Mein Ziel ist, dass dein Unternehmen schneller reagieren kann, weniger Routinearbeit erledigen muss und mehr Kapazität für Kunden und Wachstum gewinnt.

  • Ergänzen: Ausbildungen, Qualifikationen & Zertifikate
  • Ergänzen: Drohnen-Kenntnisnachweise (EU-Kompetenznachweis)
  • Ergänzen: Bisherige Projekte & eingesetzte Technologien
Tobias kennenlernen →

Preise & Angebote

Der passende Einstieg für dein Unternehmen.

Jede Automatisierung ist unterschiedlich. Deshalb erhältst du nach einer ersten Prüfung eine transparente Empfehlung – du erfährst vor Projektbeginn, welche Leistungen enthalten sind und welche laufenden Kosten entstehen.

Der Einstieg

Backoffice-Check

Kostenlos · ca. 30 Minuten

Für Unternehmen, die ihre größten digitalen Hebel erkennen möchten.

  • Analysegespräch zu deinen wichtigsten Abläufen
  • Identifikation von Zeitfressern
  • Erste Automatisierungsmöglichkeiten
  • Priorisierte Handlungsempfehlungen
  • Kurze Ergebnisübersicht
Backoffice-Check anfragen
Empfohlen

Digitaler Wachstumspartner

Monatlich · laufende Betreuung

Für Unternehmen, die Marketing und einen zentralen Prozess dauerhaft verbessern möchten.

  • Regelmäßige Marketingbetreuung
  • Content- und Redaktionsplanung
  • Umsetzung einer priorisierten Automatisierung
  • Reporting und laufende Anpassung
  • Persönlicher Ansprechpartner
Wachstumspaket besprechen
Der große Hebel

Individuelles KI-Backoffice

Projektbasiert · Festpreis nach Konzept

Für Unternehmen, die mehrere Abläufe zu einem Gesamtsystem verbinden möchten.

  • Ausführliche Prozessanalyse
  • Individuelle KI-Assistenten & mehrere Automatisierungen
  • Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen
  • Marketing- und Content-Prozesse
  • Schulung, Dokumentation & laufende Betreuung
Individuelles System planen

Einzelprojekte

Drohnenaufnahmen, 3D-Visualisierungen, AR-Erlebnisse, Websites und einzelne Marketingprojekte können auch separat angefragt werden.

Einzelprojekt anfragen →

FAQ

Häufige Fragen – ehrlich beantwortet.

Für welche Unternehmen ist das Angebot geeignet?+

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, bei denen wiederkehrende Aufgaben viel Zeit beanspruchen oder Marketing im Tagesgeschäft regelmäßig liegen bleibt. Besonders sinnvoll ist es, wenn mehrere Systeme, Kommunikationskanäle oder manuelle Arbeitsschritte miteinander verbunden werden sollen.

Was kostet der Einstieg?+

Das hängt vom Umfang und von der technischen Ausgangslage ab. Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir zunächst, welches Problem gelöst werden soll. Danach erhältst du eine transparente Empfehlung und ein klar abgegrenztes Angebot.

Wie lange dauert eine Umsetzung?+

Eine einzelne Automatisierung kann je nach Komplexität innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Umfangreiche Systeme werden in klaren Etappen entwickelt. Vor Projektbeginn erhältst du einen realistischen Zeitplan.

Brauche ich technisches Vorwissen?+

Nein. Ich erkläre die Lösung verständlich und kümmere mich um Konzeption, Einrichtung und Integration. Du erhältst außerdem eine nachvollziehbare Dokumentation.

Muss ich meine bisherigen Programme austauschen?+

Nicht zwangsläufig. Zuerst wird geprüft, welche vorhandenen Systeme weiterverwendet und miteinander verbunden werden können. Ein Wechsel wird nur empfohlen, wenn er einen klaren Vorteil bietet.

Bleibt der Mensch weiterhin eingebunden?+

Ja. KI und Automatisierung sollen dein Team unterstützen, nicht unkontrolliert ersetzen. Kritische Entscheidungen können weiterhin geprüft und freigegeben werden.

Werden meine Daten DSGVO-konform verarbeitet?+

Datenschutz wird bereits bei der Planung berücksichtigt. Welche konkrete Lösung geeignet ist, hängt von den verarbeiteten Daten, eingesetzten Anbietern, Speicherorten und notwendigen Vereinbarungen ab. Vor der Umsetzung wird geprüft, welche Anforderungen für den jeweiligen Prozess gelten.

Kann ich auch nur eine einzelne Leistung buchen?+

Ja. Du kannst beispielsweise nur eine Automatisierung, eine Marketingkampagne, Drohnenaufnahmen oder ein AR-Projekt beauftragen. Wenn sich daraus sinnvolle Verbindungen ergeben, erhältst du eine Empfehlung – aber keine unnötigen Zusatzleistungen.

Was passiert nach der Umsetzung?+

Je nach Projekt kannst du das System selbst betreiben oder eine laufende Betreuung buchen. Dabei werden Ergebnisse kontrolliert, Inhalte aktualisiert und Prozesse weiter optimiert.

Dein nächster Schritt

Finde heraus, was dein Unternehmen nicht länger manuell erledigen muss.

Im kostenlosen Erstgespräch betrachten wir deinen aktuellen Ablauf und identifizieren die Bereiche, in denen KI, Automatisierung oder ein besserer digitaler Prozess den größten Unterschied machen.

Kostenlosen Backoffice-Check starten →

Unverbindlich · ca. 30 Minuten · verständlich und ohne Technik-Blabla

Kontakt

Lass uns dein Backoffice-Potenzial prüfen.

Beschreibe kurz, welche Aufgabe in deinem Unternehmen besonders viel Zeit kostet oder welcher Bereich aktuell nicht zuverlässig funktioniert. Ich melde mich persönlich bei dir.

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